电子版档案的制作方法?
电子档案制作方法:
1、打开电脑,打开Word,在Word内键入内容。
2、在Word页面的左上角,左键点击“文件”。
3、在Word页面的左侧,找到并点击“另存为”。
4、选择保存位置,修改文件的名字就可以了。
电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。
一、制定录入的规范
当我们开始使用电子档案系统时,首先要做的应该是让相关的员工熟悉如何使用电子档案,并制定一套统一的录入规范,这样才能保障后续的档案和资料是清晰和有条理的。
并且,市面上不少软件能够提供员工自助服务的渠道,也就是说,只要管理者制作好填写的电子表格,员工即可通过在线填单,自行输入和生成电子档案,极大地降低了人力资源管理者的工作量,同时让今后的档案制作变得更智能化。
二、资料收集和录入
接下来,我们要针对已有的纸质档案,将他们一一转换成电子档案。根据需要,我们可以对纸质档案进行重新的分类和编排,然后有序地进行扫描,或手工录入电脑,最终形成电子版的档案资料。
三、归类存档和整理
档案资料分门别类地完成录入后,电子档案的制作已经算是完成了。因为相比纸质档案,电子档案的分类和查找都十分方便,只要规范电子档案的整理方式,今后就能够有序的调用和查找资料。当然,针对原有的纸质档案,对于企业来说仍是重要的机密,我们也要妥善地保管和存放,不能因为有了电子档案,就随便地丢弃纸质档案。
四、资料备份和共享
为了避免电子资料丢失,管理者也需要及时地进行数据备份,同时,这也追溯到我们选择电子档案系统时,一定要挑选有安全保障的供应商,毕竟电子档案对于企业来说是十分重要的机密资料,不少优质的电子档案系统,都是实时备份资料,无需担心数据丢失的。
再者就是关于资料的共享,我们应该严谨地制定员工访问权限,合理地安排人力资源专员进行电子档案的维护和整理,这样才能确保企业电子档案系统的有序运作。
根据你的硬盘情况,把某类的文件集中到某一个硬盘,尽量使D、E、F、G各盘合理存放。存放到位后尽量不要移动。
纳入家庭电子档案的文件不要放在“我的文档”,防止电脑重装后丢失。
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分类。
对你电脑文件的类型有个大体的估计,将重要文件、需长期保管的文件纳入电子档案的范围,并分成若干专题。如:个人证件、理财记账、电话邮箱、旅游照片、家庭视频、个人论文、网上文摘、纪实传记等分类。分类原则:便于快速查找。
思路:每一类建一个文档,然后链接分散在D、E、F、G各盘的具体文件,形成目录。这样,对电脑文件形成了归类归档,把散放的文件制作成电子档案。
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制作。(这一步是重点)
举例:建立“个人证件”专题档案。
1.打开WPS文档,建立一个表格。内容包括序号、文件名称、提要、生成时间、备注,行数按估计文件个数设置。
2.选中文件名,然后单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中点击“超链接”。
3.在弹框中找到文件所在盘,再找到所要链接的文件点击。
4.单击“确定”。
按此方法添加其它文件。
按此方法建立其它专题文档。